Über die große Bedeutung der Verfahrensdokumentation

Grundlage hierfür sind die GoBD, ausgeschrieben die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Sie verlangen, dass auch eine elektronisch geführte Buchhaltung

  • nachvollziehbar
  • jederzeit nachprüfbar
  • vollständig
  • richtig
  • rechtzeitig
  • geordnet und unveränderbar erfolgen muss.

In dieser Verfahrensdokumentation, für die es kein zwingend vorgeschriebenes Muster gibt, müssen die Verarbeitungsprozesse, die eingesetzten IT-Systeme, die Sicherheitsvorkehrungen und Zugriffsberechtigungen genau festgehalten werden.

Im Falle einer steuerlichen Betriebsprüfung ist die Verfahrensdokumentation vorzulegen.
Wenn Sie keine vorlegen können, ist das weder eine Ordnungswidrigkeit noch ein Straftatbestand.

Wenn Sie jedoch eine solche vorlegen können, machen Sie Ihre Buchführung formell unangreifbar. Das bedeutet, dass der Betriebsprüfer bei einzelnen Fehlbuchungen die Buchung nicht verwerfen und zu schätzen kann. Sie müssen nur die Folgen dieser einzelnen Fehler tragen. Zudem geben Sie von vornherein zu erkennen, dass Ihr Rechnungswesen auf einem hohen Stand ist.

Können Sie keine Verfahrensdokumentation vorweisen und stellt der Betriebsprüfer Fehler fest, laufen Sie Gefahr, dass er zusätzlich Ihre Buchführung generell verwerfen und durchaus zwischen 5-10% des Umsatzes gewinnerhöhend hinzu schätzen kann.

Aus diesem Grund und aufgrund unserer Vorbildfunktion im Bereich Rechnungswesen haben wir für uns eine Verfahrensdokumentation durch Frau Christine Mätzke, Überlingen (Telefon 07551/9488701), die sich auf die Erstellung von Verfahrensdokumentationen spezialisiert hat, erstellen lassen. Wir empfehlen sie hiermit gerne weiter.

Zusätzlich hat sie für Ihre Verfahrensdokumentation den Teil erstellt, den wir für Sie als Dienstleister in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss und Lohnbuchhaltung erbringen. Dieses Dokument fügen wir Ihnen bei.

Wir wissen um die weit verbreitete Meinung, auch in Steuerberaterkreisen, dass eine Verfahrensdokumentation nicht wichtig ist und man diese nicht braucht. Aus den oben genannten Gründen können wir diese nicht teilen. Wir wissen auch um den notwendigen Zeitaufwand. Gleichzeitig kann aber die Überprüfung der eigenen Geschäftsprozesse im Rahmen der Verfahrensdokumentation Verbesserungen mit sich bringen, so dass sich die eingesetzte Zeit lohnt.

Für Fragen zu diesem Thema stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Bernhard Brugger
Steuerberater
vereidigter Buchprüfer